Hoe werk je aan een goede relatie

De dossieropbouw, die belangrijk is bij ontslagzaken, is bedoeld om de rechter inzicht te geven hoe de communicatie tussen de werkgever en de werknemer is verlopen. Goede communicatie en een goede relatie leiden ertoe dat je veel minder naar de kantonrechter moet, dat je minder vaak juristen nodig hebt en dat je relatie met je medewerkers meer bijdraagt aan het realiseren van de visie van je bedrijf. Maar om te werken aan de relatie moet je moeite doen. Andere moeite dan berekeningen maken of juristen raadplegen. Hoe ziet de moeite die je moet doen om aan relaties te werken eruit?

Dossieropbouw
Gisteren schreef ik in mijn blog over de aandacht die er is voor het nieuwe ontslagrecht. Werkgevers klagen al heel lang over hoe moeilijk het is om van medewerkers af te komen. In sommige sectoren wordt afscheid nemen van werknemers zelfs als een onmogelijkheid gezien. Het onderwijs is daar een voorbeeld van. Regelmatig hoorde ik in de voorbije jaren dat afscheid nemen in het onderwijs niet zo makkelijk was. Ja, als je naar de rechter gaat moet je een dossier hebben en dat bleek er dan niet te zijn. In deze tijd wordt er wel aan dossieropbouw gedaan. Het woord heeft een negatieve klank in de oren van medewerkers. Die zeggen als ze het horen, dat een dossier de voorbereiding op ontslag is.

Weerslag van communicatie
Het is logisch maar ook jammer dat die conclusie zo vaak wordt getrokken. Een dossier is inderdaad belangrijk als de rechter een ontslagaanvraag moet beoordelen. Het dossier laat zien of de werkgever voldoende en goede aandacht heeft gegeven aan de ontwikkeling van de medewerker en de relatie met die medewerker. Het moge duidelijk zijn dat het dossier en vooral de inhoud ervan, een verslag is van wat er daadwerkelijk aan communicatie tussen de werkgever en de werknemer heeft plaatsgevonden. De tegemoetkoming die door de werkgever aan de werknemer betaald moet worden is afhankelijk van de kwaliteit van die communicatie en de wijze waarop daar verslag van is gedaan. Nu kun je natuurlijk uitrekenen wat het goedkoopste ontslag is. Maar je kunt je energie ook steken in het verbeteren van de communicatie tussen werkgever en werknemer. Als je die communicatie verbetert wordt je er altijd beter van. Er zijn dan twee mogelijkheden: of de relatie met de werknemer wordt beter en de manier waarop het werk wordt uitgevoerd ontwikkelt zich positief. Of het blijft negatief, maar dan heb je ook een goed dossier waarmee je naar de kantonrechter kunt.

Welke moeite
Er is dus alleen winst te behalen, maar je moet er wel moeite voor doen. En dat is moeite, die je niet door juristen voor jou kunt laten doen. Het is moeite die je er zelf in moet steken. Het komt aan op het bouwen aan relaties en organisatieadviseur Mike Lehr geeft een aantal tips, hoe je de vaardigheden daarvoor kunt ontwikkelen. Het is daarbij wel belangrijk je te realiseren dat het niet om trucjes gaat. Het is van essentieel belang dat je mensen ook echt belangrijk vindt. Dat je maatschappelijk verantwoord ondernemen en duurzaamheid serieus neemt. Neem vanuit die basis de moeite om je de technieken, zoals door Lehr beschreven, eigen te maken.
Die technieken zijn:

1. Het stellen van open vragen. Het zijn vragen waarmee je iemand helpt zich bewust te worden van zaken. Het stellen ervan vergroot ook je eigen bewustzijn.
2. Stel ook gesloten vragen. Vragen, waarvan wij altijd zeggen dat je die beter kunt vermijden maar in specifieke situaties kunnen ze bruikbaar zijn. Bijvoorbeeld als je iemands commitment wilt weten of als je wilt toetsen of je iets goed begrepen hebt.
3. Stil zijn. Gewoon iemand de tijd geven om na te denken en te reflecteren en ook hier geldt weer dat het ook voor jezelf belangrijk is.
4. Erkenning. Laten merken dat je de bijdrage van iemand anders hebt waargenomen, zorgen dat iemand zich als mens erkend voelt. Groeten en tijd nemen om naar iemand te luisteren horen daar ook bij.
5. Aanmoediging. Zeggen dat iemand iets goed doet, dat je de inspanning waardeert.  Zeg niet iets over wat iemand is, zeg iets over wat iemand doet.
6. Synchroniseer. Dat wil zeggen dat je aansluit bij de taal en de ervaringen van de ander. Zoek naar ervaringen, die je bij jezelf herkent en maak daar melding van en gebruik zo nu en dan woorden en begrippen, die de ander gebruikt.
7. Vat samen, dat is een bekende techniek. Vat in je eigen woorden samen wat de ander heeft gezegd. Neem daar als het even kan ook de gevoelslading mee, die de ander erin gelegd heeft. De ander voelt zich dan begrepen.
8. En de laatste techniek is reflectie, door te  reflecteren ontstaat er een dieper contact met de ander.

Deze acht technieken stimuleren het ontstaan van een relatie met de ander. Er ontstaat verbinding. Echte verbinding en vanuit die verbinding kun je samen onderzoeken hoe er een bijdrage geleverd wordt aan het realiseren van de visie van de onderneming. Als je de werknemer verslag laat leggen van deze gesprekken, sla je twee vliegen in één klap. Door het schrijven van het verslag ontwikkelt zich het bewustzijn nog verder en je hebt een document voor in het dossier. Het dossier wordt zo een ontwikkeldossier, in plaats van een spaarkaart die als hij vol is leidt tot een ontslagaanvraag.