Een eenvoudige aanpak om tot een betere teamperformance te komen

In een tijdperk waarin zelfsturende teams overal opgestart worden is ook de discussie over effectiviteit weer actueel.Kristi Hedges suggereert een eenvoudige aanpak, waar ik goede ervaringen mee heb

Samenwerken
Veel van wat wij in ons dagelijks leven doen is het resultaat van samenwerken. Dat samenwerken gebeurt vaak in een team. Soms is een team samengesteld om een bepaald doel te realiseren. Vaak is het zo dat we ons niet eens zo bewust zijn van het feit dat er sprake is van een team. We kunnen naar een afdeling kijken als een verzameling losse medewerkers, die elk een eigen taak hebben te vervullen. Maar, als we ons ervan bewust worden dat de mensen voor wie wij onze producten maken of onze diensten leveren altijd naar het hele bedrijf kijken of naar de hele afdeling dan wordt heel duidelijk dat we ons werk alleen maar goed kunnen doen als het werk van anderen op ons werk aansluit en als ons werk aansluit op dat van anderen.

Wijzen
Een aantal jaren geleden was ik betrokken bij een keukenleverancier die in de rode cijfers was beland. De kosten waren veel te hoog en bij nadere beschouwing bleken er veel te veel kosten gemoeid te zijn met het herstellen van gemaakte fouten. Alle taken in het bedrijf waren speraat van elkaar georganiseerd. En, bij elke afdeling werd hard gewerkt. De medewerkers van elke afdeling wezen moeiteloos naar een andere afdeling als oorzaak van de problemen. Zij moesten maar veranderen. Het is helaas niet gelukt er iets wezenlijk te veranderen. Kwaliteitscontroleurs verhoogden slechts te kosten. Aan het product en de dienst veranderde weinig. Het bedrijf moest verkocht. En, wonder boven wonder het bestaat nog steeds met de helft van de mensen wordt nu dezelfde omzet gerealiseerd alleen de kosten zijn drastisch gedaald. Ik vermoed dat veel mensen, soortgelijke beelden zullen herkennen. Mensen die elkaar de schuld geven van het feit dat er iets niet goed gaat met de producten en diensten, die door een bedrijf geleverd worden. Hoe zorg je er nu voor dat er goed wordt samengewerkt, hoe zorg je ervoor dat teams goed functioneren. Omdat we tegenwoordig veel met zelfsturende teams bezig zijn is de vraag nog eens extra actueel. In diverse blogs hebben wij hier al aandacht aan besteedt, bijvoorbeeld in mijn blog van 14 augustus 2014.

Tips
In een artikel in de Forbes kwam ik een eenvoudige en voor ons zeer herkenbare aanpak tegen om de samenwerking in teams te verbeteren. Het artikel is gepubliceerd op 8 oktober 2014 door Kristi Hedges. Ze beschrijft de vijf stappen waarmee je de prestaties van een team kunt verbeteren. Centraal in haar aanpak staan afspraken over uitvoeringsprincipes. Als je daar goed afspraken over maakt lukt het een stuk beter met de samen werking.

• Stap 1 is het mensen informeren over het idee en kijken of je er de handen voor op elkaar kunt krijgen.
• Stap2 is een brainstorm bijeenkomst, waarin je mensen faciliteert in het verzamelen van uitvoeringsprincipes. Als leiding gevende of als coach faciliteer je alleen maar. Je legt jouw principes niet op, je doet hoogstens zo hier en daar een suggestie.
• Stap 3 is een rangorde aanbrengen in de principes. Dat kun je doen door deelnemers bijvoorbeeld punten te laten toekennen. Zorg er op die manier voor dat de lijst principes wordt gereduceerd to maximaal 5.
• Stap 4 is zorg ervoor dat de deelnemers met elkaar afspreken hoe ze zich aan de gekozen principes gaan houden. Help de deelnemers zich er bewust van te worden dat dat hun eigen verantwoordelijkheid is.
• Stap 5 is ervoor zorgen dat de gekozen principes voor iedereen goed zichtbaar blijven. Zet ze op een kaartje, een mousepad. Lijst ze in, zorg ervoor dat iedereen e steeds weer ziet. Herhaal ze ook bij iedere bespreking en spreek mensen erop aan. Hedges suggereert het gewoon eens te proberen. Het is geen ingewikkeld proces. Zelf heb ik ervaren hoe effectief een dergelijke aanpak is. Het grote voordeel is dat mensen zich verantwoordelijk voelen voor de uitvoering van wat ze elf bedacht en afgesproken hebben.

Het is een aanpak die uitstekend past bij een coachende stijl van leiding geven. Veel succes met experimenteren