Altijd anders

De werkelijkheid zit vol verrassingen hoe anticipeer jij?

Altijd anders
Altijd weer gaan dingen anders. Gisteren was er zo’n dag waarop er veel anders ging. De telefoon, die ik kreeg toegezonden was voorzien van de verkeerde Simcard, dus moest ik zien er een goede voor te krijgen. Er reed iemand tegen mijn auto aan en dus moest er een schadeformulier worden ingevuld en tegen de avond brak mijn bril. Kortom allemaal zaken die mijn plannen voor donderdag 25 november in de war stuurden. Gelukkig wist ik het telefoonnummer van mijn provider en kreeg ik daar snel een mevrouw aan de telefoon, die mij gelukkig vertelde dat ik ook bij de telefoonwinkel een kleine Simcard kon gaan regelen. Dat zou daar kosteloos kunnen. Snel naar de telefoonwinkel maar daar zei de medewerker wat de mevrouw aan de telefoon beloofd had niet mogelijk was maar dat ik het bij de buren voor 15 euro zou kunnen regelen maar gelukkig kwam er plots een oudere collega van hem het gesprek binnenvallen om te vertellen dat de mevrouw aan de telefoon toch
Zo kan ik nog een tijd door gaan maar ik schrijf dit alleen maar om te illustreren hoe vaak het anders is en ook hoe complex en onverwacht dat andere is. Daar gaat dus makkelijk van alles in fout, zo beschikte de eerste medewerker, die ik bij die telefoonwinkel tegenkwam niet over de informatie waarover hij diende te beschikken.

Standaard reflex
Een standaard reflex in organisaties is dat we gaan regelen dat het niet meer gebeuren kan. We gaan procedures, stappenplannen of blauwdrukken bedenken, waarin stapsgewijs is aangegeven hoe in welke situatie te handelen. We begrijpen inmiddels wel dat je zo niet alles geregeld krijgt en dus passen we Pareto toe, om de meest voorkomende situaties, zo van werkinstructies of gebruik aanwijzigen te voorzien.
Bij organisatieveranderingen dreigen we nog wel eens op dezelfde manier te werk te gaan. We laten heel deskundige mensen van te voren uitdenken wat er allemaal gebeuren kan en proberen bij elke kwestie een passend antwoord en een passende marsroute te verzinnen. Ook in logistieke processen of in productieprocessen proberen we dat te doen. Hele informatisering processen zijn op deze manier opgezet en gaan ook op deze manier fout. Want de werkelijkheid blijkt uiteindelijk niet overeen te komen met wat er op papier gezet is of met wat er aan programmatuur ontwikkeld is. Allerlei details zijn anders, soms zijn de verschillen maar heel klein maar een verschil is een verschil. Als is een schoen maar een halve maat te klein je krijgt toch zere tenen en groter maken lukt niet meer. Een te kleine teenslipper, ja dat gaat nog wel maar een te kleine schoen,

Afhankelijk en onmachtig
Een groot nadeel van de aanpak waarbij we zoeken naar manieren om de werkelijkheid te voorspellen en in ons regelbouwwerk te vangen is dat mensen erdoor tot afwachten en naar boven kijken worden geprikkeld. Ze worden geconfronteerd met oplossingen van andere voor situaties, die steeds net even anders zijn dan wat ze tegen komen in de praktijk. Door dat afwachten, trainen ze hun eigen oplossend vermogen niet, worden hun op het werk gerichte vaardigheden niet groter, krijgen ze niet meer inzicht. Als je armen gebruikt, krijg je spierballen, zo zit het ook met oplossend vermogen, denkwerk en hersengymnastiek. Als je ze niet gebruikt blijft er een armzalig restje van over.

De zelfsturende medewerker
Coachend leiderschap, methodes als Scrum en Lean, intervisie, verantwoordelijkheden laag in de organisatie prikkelen de hersens en vergroten het probleemoplossend vermogen van mensen. Als er dan iets onverwachts gebeurt, kunnen ze voor een oplossing zorgen. Als ze zelf met elkaar een procedure maken of als ze actief betrokken zijn bij de totstandkoming ervan blijven ze in vorm en is de kans op een goede toepassing aanmerkelijk vergroot. Hoe zit dat in jouw organisatie en hoe stimuleer jij dat met jouw leiderschap?